苏州市档案条例

      （2010年6月25日苏州市第十四届人民代表大会常务委员会第十八次会议制定 2010年7月28日江苏省第十一届人民代表大会常务委员会第十六次会议批准 2010年8月6日苏州市人民代表大会常务委员会公告第7号公布 自2010年10月1日起施行）

      第一章 总则

      第一条 为了加强档案工作，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》等法律、法规，结合本市实际，制定本条例。

      第二条 本条例所称档案，是指国家机构、社会团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事政治、军事、经济、教育、科学、技术、文化、卫生、宗教等活动直接形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文件、实物等不同形式的历史记录。

      第三条 本市行政区域内档案的收集、整理、保护、利用和管理，适用本条例。

      第四条 各级人民政府应当把档案事业列入本地区国民经济和社会发展计划，把档案信息化建设纳入政府信息化规划，把档案事业所需经费列入本级财政预算。

      第五条 任何单位和个人都有保护档案的义务。

      为档案事业做出显著成绩的单位和个人，由各级人民政府、档案行政管理部门、有关主管部门给予表彰、奖励。

      第二章 档案机构及其职责

      第六条 市、县级市（区）档案行政管理部门主管本行政区域内的档案工作，负责档案工作的统筹规划、组织协调、监督和指导。

      第七条 镇人民政府（街道办事处）应当明确专职人员负责本单位的档案工作，并对所属单位、社区居民委员会、村民委员会的档案工作进行监督和指导。有条件的镇（街道）设立档案馆。

      社区居民委员会、村民委员会应当指定人员负责档案工作。

      第八条 国家级、省级开发区管理机构应当建立档案馆，负责本单位的档案工作，并对所属单位的档案工作进行监督和指导。

      第九条 国家机构、社会团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员集中统一管理本单位的档案工作，并对所属机构的档案工作进行监督和指导。

      第十条 档案行政管理部门对立档单位的档案工作实行年度评价制度。

      第十一条 各级各类档案馆负责接收、收集、整理、保管和提供利用各自职责范围内的档案，并接受档案行政管理部门的监督和指导。

      地方国家档案馆包括综合档案馆和专门档案馆。综合档案馆负责收集和永久保管多种门类的档案；专门档案馆负责收集和永久保管特定领域或者特殊载体的档案。

      部门档案馆和企业事业单位档案馆应当按照档案行政管理部门规定的范围收集和保管档案。

      第十二条 档案中介服务机构应当依法设立，并自设立后一个月内向档案行政管理部门办理备案手续。

      非本市档案中介服务机构来本市开展档案中介服务的，应当持营业执照等相关材料，向本市档案行政管理部门办理备案手续。

      档案中介服务机构从事档案整理、鉴定、寄存、数字化转换等服务，应当接受档案行政管理部门的监督和指导。

      第十三条 档案工作人员应当具备档案专业和相关专业知识，并接受专业培训和继续教育。

      档案工作人员应当保持相对稳定，离开岗位前应当办理档案交接手续。

      第三章 档案管理

      第十四条 国家机构、社会团体、企业事业单位和其他组织的工作人员在职务活动中形成的列入归档范围的材料，应当收集齐全并整理，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，不得拒绝归档或者据为己有。

      第十五条 综合档案馆档案的进馆单位名称、范围和年限，由档案行政管理部门报同级人民政府审定后予以公布。

      专门档案馆、部门档案馆档案的进馆单位名称、范围和年限，应当向同级档案行政管理部门备案。

      第十六条 进馆单位向综合档案馆、专门档案馆、部门档案馆移交档案时，应当同时报送电子文件和各种载体的检索工具以及与档案有关的参考材料。

      进馆单位因特殊情况不能按期移交档案的，经档案行政管理部门或者专门档案的主管部门同意后，可以适当延长移交期限。

      进馆单位因保管条件恶劣，可能导致档案不安全或者严重损毁的，档案行政管理部门或者有关主管部门可以决定综合档案馆、专门档案馆、部门档案馆提前接收进馆。

      第十七条 单位撤销、终止、合并、分立的，其档案应当按照下列规定移交：

      （一）机关事业单位向综合档案馆移交；

      （二）市直属国有企业向市工商业档案管理机构移交；

      （三）县级市（区）直属国有（集体）企业向企业主管单位或者档案行政管理部门指定的档案机构移交；

      （四）中外合资、中外合作经营企业由原中方合资、合作者保存，或者向档案行政管理部门指定的档案机构移交；

      （五）其他单位向档案行政管理部门指定的档案机构移交。

      移交工作应当自单位撤销、终止、合并、分立后的三个月内完成。

      第十八条 下列涉及本市的重大事项，有关承办、处置单位应当及时完整地收集、整理、保管相关材料：

      （一）党和国家领导人的检查、视察、考察、指导工作，外国元首、政府首脑的参观、访问；

      （二）承办的国际性、全国性会议和举办的重要经济、文化等活动；

      （三）重大自然灾害、突发公共卫生事件和重特大事故；

      （四）其他重大事项。

      第十九条 重大事项承办、处置单位在制定实施计划时，应当同时制定档案工作方案，确定专门人员负责相关材料的收集、整理、归档和保管工作。

      第二十条 档案行政管理部门应当为重大事项的承办、处置单位提供档案业务指导，监督做好重大事项档案材料的收集、整理、归档和保管工作。

      档案行政管理部门可以派专业人员采取录音、录像、摄影等方式直接形成重大事项的声像档案。

      第二十一条 档案行政管理部门应当在重大事项结束后，会同承办、处置单位对重大事项档案进行验收。档案材料缺失的，承办、处置单位应当补充收集完整。

      重大事项的录音、录像、摄影等材料以及友好城市或者其他国际交往中受赠的有保存价值的纪念品，承办、处置单位应当在重大事项档案验收后移交综合档案馆；其他档案，移交档案目录。

      非常设机构或者不具备保管档案条件的承办、处置单位，应当在重大事项档案验收后，向综合档案馆移交档案。

      第二十二条 综合档案馆可以为本市籍贯或者曾经在本市工作过的具有一定影响的下列人员建立人物档案：

      （一）国际组织授予荣誉称号的；

      （二）获得国家级荣誉称号的；

      （三）在专业领域做出突出贡献的；

      （四）全国著名的社会活动家、文学家、艺术家、企业家和文化、教育、卫生、体育等杰出人士；

      （五）综合档案馆确定的其他人员。

      鼓励被建立人物档案的人员捐赠其具有重要价值的档案。

      第二十三条 城乡规划区内工程项目的建设单位，应当向城市建设档案机构登记并接受其档案检查和验收，按照有关规定及时向城市建设档案机构报送工程建设档案。

      各级重点建设工程立项批准后一个月内，建设单位应当将项目基本概况向档案行政管理部门备案。

      市、县级市（区）两级重点建设工程项目的档案专项验收由档案行政管理部门会同有关主管部门组织实施。

      第二十四条 科学技术研究、技术改造、新产品开发、重要设备更新等项目的档案工作，应当与项目立项、工作进度、验收评审同步进行。

      科研成果鉴定、产品试制定型以及设备仪器开箱或者其他技术项目验收、鉴定，应当由本单位档案机构同步验收档案。

      第二十五条 国家机构、社会团体、企业事业单位和其他组织应当妥善保管人事、劳动、社会保障、医疗等涉及公民权益的档案，确保档案的完整、安全和有效利用。

      第二十六条 非公有制经济组织档案属本单位所有，可以自行或者委托档案中介服务机构妥善保管，确保档案的完整、安全和有效利用。对国家、社会和民生有重要保存价值的档案应当定期向综合档案馆报送目录。

      第二十七条 市、县级市（区）各单位编著的各类书刊、音像制品等公开出版物，应当向同级综合档案馆送交一式三份，作为馆藏保存。

      鼓励单位和个人向综合档案馆捐赠、寄存其所有的重要档案，以及反映本市市情、史情和本市作者出版的各类书刊、音像制品等公开出版物。

      综合档案馆对于散存在外的本地区有关重要历史档案，应当采取措施收购或者征集进馆。

      第二十八条 鼓励公民建立个人（家庭）档案。

      第二十九条 国家机构、社会团体、企业事业单位和其他组织应当配置符合安全保管条件的档案专门库房和防护设施，特殊载体档案应当采取特殊保护措施。

      第三十条 档案馆（室）应当建立健全档案管理制度，按照规定接收、整理、保管和利用档案，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。

      第三十一条 档案馆（室）应当依法定期对归档文件材料和保管到期的档案进行鉴定、解密、销毁。

      第三十二条 国家所有的档案，任何组织和个人不得赠送、交换、出售，国家另有规定的除外。赠送、交换、出售非国家所有的档案或者档案复制件，应当遵守国家保密规定，并报经档案行政管理部门批准。

      禁止向外国人和外国组织出售或者赠送档案。

      第四章 档案的利用和公布

      第三十三条 国家机构、社会团体、企业事业单位、其他组织和个人凭有效证件，可以利用已经开放的档案。利用未开放的档案，应当办理相关审批手续。利用者在查阅档案时应当遵守档案馆的各项规章制度，服从工作人员的管理。

      外国人或者外国组织凭相关证件，在保存该档案的档案馆办理相关手续后，可以利用已经开放的档案。

      第三十四条 单位和个人对各级各类档案馆拒绝提供利用档案有异议的，有权向档案行政管理部门、有关主管部门申诉。

      第三十五条 利用重要、珍贵档案时，档案馆（室）应当以电子文件、缩微品或者其他形式的复制件代替原件。

      第三十六条 档案馆可以通过报纸、刊物、图书、电台、电视台、网站等媒介或者采取陈列、展览等形式向社会公布档案。

      第三十七条 市、县级市（区）人民政府应当在综合档案馆设置政府信息查阅中心，并配备相应的设施、设备，向社会提供服务。

      国家机构、社会团体、事业单位和其他组织应当依法向政府信息查阅中心报送主动公开的信息。

      政府信息查阅中心对主动公开的信息，应当通过计算机网络进行接收、管理，并在网上提供目录和全文的在线利用。

      第三十八条 各级各类档案馆对现有的馆藏档案应当进行数字化加工、转换，通过计算机网络公布开放档案目录和部分档案全文，并开展网上档案咨询服务。

      地方国家档案馆应当对馆藏重要档案的电子目录和全文进行备份。

      第三十九条 综合档案馆应当加强爱国主义教育基地建设，开展经常性的、各种形式的爱国主义、革命传统教育和国情、市情教育。

      第五章 法律责任

      第四十条 违反本条例规定的行为，法律、法规已有处罚规定的，从其规定。

      第四十一条 档案中介服务机构未按照规定备案的，由档案行政管理部门责令限期改正；有违法所得的，没收违法所得。

      第四十二条 有下列行为之一的，由档案行政管理部门、有关主管部门责令限期改正；情节严重的，对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予行政处分：

      （一）未经批准擅自设立档案馆的；

      （二）未按照规定建立档案或者档案管理制度的；

      （三）拒绝向档案机构移交应当归档的文件材料或者应当进馆的档案的；

      （四）拒绝接收应当归档的文件材料或者应当进馆的档案的；

      （五）单位撤销、合并、终止、分立，擅自处置档案的；

      （六）重大事项档案未通过验收，验收后重大事项档案目录未向档案行政管理部门备案的；

      （七）未按照规定办理重点工程项目档案备案手续的；

      （八）重点建设工程竣工时，未按照规定进行档案验收或者未通过档案验收的；

      （九）非公有制经济组织未按照规定向综合档案馆报送档案目录的；

      （十）未按照规定配置档案专门库房和防护设施的；

      （十一）未按照规定报送主动公开的信息的；

      （十二）未按照规定向社会开放和提供利用档案的。

      第四十三条 档案行政管理部门及其工作人员滥用职权、徇私舞弊、玩忽职守的，由其所在单位或者上级主管部门对负有责任的主管人员和其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

      第六章 附则

      第四十四条 本条例自2010年10月1日起施行。2004年2月1日施行的《苏州市档案管理办法》同时废止。