各区、县(市)人民政府，市政府各委、办、局：
　　经市政府同意，现将《哈尔滨市电子政务网视频会议系统管理暂行办法》予以印发，请认真组织实施。

哈尔滨市人民政府办公厅
二○○八年五月十九日

 

 

　　为加强全市电子政务网视频会议系统管理，规范会议流程，提高会议质量，特制定本办法。

　　一、适用范围
　　市直部门及各区、县(市)政府应用市电子政务网视频会议系统召开的视频会议。

　　二、会场分布
　　主会场设在市政府大楼4楼视频会议室和12楼常务会议室。分会场设在各区、县(市)政府和有关市直部门。分会场单位提出申请的，可授权其设置为主会场。

　　三、组织分工
　　市政府办公厅市长会议秘书室负责视频会议统筹安排，受理各单位召开视频会议的申请；市政府机关事务管理局会议管理中心负责提供主会场资源；市政府计算机网络管理服务中心负责管理、操作视频会议系统；会场投影显示设备暂由市信息产业局管理；各分会场单位负责管理和操作本单位视频会议系统。

　　四、会议通知
　　(一)市政府召开的视频会议，由市政府办公厅负责通知。
　　(二)视频会议通知的内容包括会议时间、地点、参加人员、视频会议联调时间、会前准备时间、会议议程和会议要求等。联调时间应确定在召开会议前一天，会前准备时间确定在会议开始前一小时。
　　(三)各分会场单位召开视频会议或各单位需使用视频会议系统召开会议的，应向市政府办公厅提出申请，由市长会议秘书室统一协调安排视频会议资源，各单位再行下发会议通知。会务工作由会议承办单位派员负责。

　　五、会议流程
　　(一)联调。各会场视频会议管理人员要严格按照会议通知的联调时间进行联调试机，按操作规程开启设备、进行调试。
　　(二)会前联调。会前1小时进行最后联调，各分会场要检查系统视频和音频传输情况，如有问题立即与会议主办单位联系。
　　(三)会间管理。在开会期间，管理人员应监控设备运行情况，根据现场情况及时调整镜头和麦克风。非管理员不得操作视频会议设备。
　　(四)故障处理。如网络或设备出现问题，分会场无法连通主会场，分会场向会议主办单位报告后，与会人员到就近分会场参加会议。

　　六、会场要求
　　(一)主会场悬挂“××工作视频会议”会标，各分会场要放置主要领导桌签。
　　(二)会场内视频设备要放在固定位置，不要随意拆装，要有安全可靠的电源和网络接口，并做好设备防尘工作。
　　(三)会场要具备良好的照明条件，保持清洁，确保视频图像清晰。
　　(四)会场所在单位要加强会场安全管理工作。

　　七、人员管理
　　(一)各视频会议系统分会场单位应明确分管领导、落实视频会议系统管理部门和人员。
　　(二)如视频会议系统管理人员有变动，及时通知市政府计算机网络管理服务中心，并安排新到岗人员接受培训。
　　(三)管理人员必须熟练应用视频会议系统，熟悉操作规程。

　　八、设备管理
　　(一)分会场视频会议系统设备由各单位负责管理维护。按操作规程正确连接设备，未经允许禁止私自更换视频会议设备。
　　(二)市政府机关事务管理局会务管理中心负责市政府视频会议室和常务会议室的主席台、灯光、音像设备、会标等日常管理，并配备专门人员负责视频会议相关会务保障工作。
　　(三)市政府计算机网络管理服务中心负责视频会议系统的管理、维护、操作。市信息化项目管理中心负责主会场投影显示设备的管理、维护、操作。
　　(四)中国网通哈尔滨分公司负责维护视频会议系统网络资源，保证电子政务网络链路畅通、连接稳定。视频会议系统软、硬件建设单位在保修期内协助完成视频会议系统的技术支持与服务；设备保修期外，委托厂商或服务外包承接单位提供技术支持与服务。
　　本办法自发布之日起施行。