海南省海口市人事劳动保障局、海南省海口市档案局关于颁发《海口市用人单位职工档案管理办法》的通知
（海人劳保通[2006]93号）

市属各用人单位：

　　为了更好地加强职工档案管理工作，有效地保障用人单位和劳动者的权益，现颁发《海口市用人单位职工档案管理办法》，请认真贯彻执行。

二00六年十二月六日

海口市用人单位职工档案管理办法

第一章　总　则

　　第一条 为加强职工档案管理，有效地保护和利用档案，依法保障用人单位和劳动者的合法权益，提高科学管理水平，为社会主义现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规，结合我市实际，制定本办法。

　　第二条 本办法适用于我市的国家机关、社会团体、企业、事业单位及其他组织与个人。法律、行政法规另有规定的除外。

　　第三条 职工档案，指用人单位在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔、任用和参加社会保险等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。

　　第四条 职工档案管理工作，在市档案行政管理部门的宏观管理和组织协调下，由市劳动保障行政管理部门领导与指导，实行统一领导、分级管理的原则，市、区劳动保障行政管理部门依法综合管理所属用人单位职工档案工作，对劳动保障部门设立的公共职工档案管理机构和用人单位设立的职工档案管理室进行业务指导和检查，并接受同级档案行政管理机构的监督、指导。

　　第五条 用人单位职工档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度。

第二章　机构和职责

　　第六条 职工档案由所在用人单位的劳动(组织人事)职能机构管理，并设立职工档案管理室。不具备职工档案管理条件的用人单位的职工档案，可委托市、区人事劳动保障部门设立的公共职工档案管理机构管理。

　　第七条 市、区人事劳动保障部门设立的公共职工档案管理机构，负责管理所属用人单位失业职工档案，并受用人单位或自谋职业人员、灵活就业人员、流动就业人员、自费出国学习人员、境外就业人员等委托管理个人档案。市社会保障经办机构负责管理退休职工档案。

　　第八条 用人单位设立职工档案室的基本条件是：

　　(一)建立专用的档案库房，配备符合标准的档案装具；

　　(二)库房具备防火、防蛀、防鼠、防潮、防水、防光、防尘、防盗等条件；

　　(三)有专人保管，并经过档案管理知识培训合格后，持证上岗。

　　第九条 设立公共职工档案管理机构的基本条件是：

　　(一)建立专用的档案库房，配备符合标准的档案装具；

　　(二)库房具备防火、防蛀、防鼠、防潮、防高温、防光、防盗等条件；

　　(三)库房温度控制在14℃—24℃，相对湿度控制在45﹪—60﹪；

　　(四)档案库房、阅档室和档案人员办公室应分开设立；

　　(五)配备与工作相适应的专职档案管理人员，并具有大专(或相当大专)以上学历，经过档案管理知识培训合格后，持证上岗。

　　第十条 档案室和公共职工档案管理机构的职责：

　　(一)遵守国家的法律法规，建立健全机构内职工人事档案管理的规章制度，为用人单位和劳动者提供优质档案管理服务；

　　(二)登记职工就业、培训鉴定、奖惩、党、团员组织关系、工作变动、失业、退休和参加社会保险变动等情况；

　　(三)及时收集、整理、鉴别、立卷、保管职工档案材料；

　　(四)办理档案的查阅、借阅和转递、移交手续；

　　(五)为有关部门或单位提供劳动者情况，根据档案材料出具有关证明；

　　(六)做好劳动者档案的安全、保密、保护工作；

　　(七)办理档案和劳动保障行政管理部门交办的其它有关事项。

第三章　档案的内容

　　第十一条 职工档案的内容、分类标准与归档范围(详见附件一)：

　　(一)履历材料；

　　(二)自传材料；

　　(三)鉴定、考核、考察材料；

　　(四)评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料)；

　　(五)政审材料；

　　(六)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；