海南省海口市档案局关于修订《海口市归档文件整理规则实施细则》的通知 （海档发〔2007〕4号） 各区档案局、市直各单位： 根据国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，对《海口市归档文件整理规则实施细则》(以下简称《细则》)进行修订。修订后的《细则》自印发之日起施行，同时废止2006年3月10日印发的《细则》。现将修订后的《细则》印发给你们，望认真组织学习并贯彻执行。 二○○七年二月二十六日 海口市归档文件整理规则实施细则 1、 总则 为规范归档文件整理方法，适应档案管理现代化的需要，根据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T 22－2000)和《海南省归档文件整理规则实施细则》，结合我市的实际情况，制定本细则。 本细则适用于本市各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织在其职能活动中形成的并已办理完毕，作为文书档案保存的各种纸质文件材料的整理。 本细则规定了归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等一系列具体整理方法。 2、 整理规则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用。 3、 质量要求 归档文件应齐全完整，保管期限划分准确。立档单位必须依据国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确保应归档文件材料齐全完整，价值鉴定准确。 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。文件的修整、复制要在保持文件原貌的前提下进行。 归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，立档单位应运用计算机并采用海口市档案局推广的档案管理软件辅助整理工作。 4、整理方法 4.1 归档文件的整理单位 以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，重要文件的正本与历次修改稿可为一件；计算机及网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录以一次会议记录为一件；报表、名册、图册、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本(册)为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件；未装订成套的会议材料各为一件；正文与文件处理单为一件。 4.2 装订 归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；计算机及网络环境中形成的文件，定稿无须保存的，正本在前，发文稿纸在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后；不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后，汉文文本在前，少数民族文字文本在后，原文文本在前，译文文本在后。 4.3 分类 归档文件采用年度—保管期限分类法进行分类。 4.3.1 按年度分类 将文件按其形成年度分类。 4.3.1.1 一般应以文件形成时间判定文件所属年度。 4.3.1.2 跨年度形成的会议、案件等文件，归入办结年度。 4.3.1.3 几份文件作为一件时，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。 4.3.1.4 文件没有标注日期时，需要分析文件内容、制成材料、格式、字体、以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。 4.3.2 按保管期限分类。 将文件按划定的保管期限分类。 4.4 排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按机构或问题，并结合事由、时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 4.5 编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章可盖在文件处理单上，以保持文件原貌。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项目。 4.5.1 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 4.5.2 年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2006。 4.5.3 保管期限：归档文件的保管期限(永久、30年、10年)。 4.5.4 件号：文件的排列顺序号。 件号包括室编件号和馆编件号。室编件号由立档单位在归档文件整理时标注，馆编件号在档案移交进馆后由档案馆标注。室编件号的编制方法：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列从“1”开始标注，每种保管期限各编一个顺序号，如： 永久件号：1.2.3.4.5…… 30年件号：1.2.3.4.5…… 10年件号：1.2.3.4.5…… 4.6 编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 4.6.1 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。 4.6.1.1 件号：填写室编件号。 4.6.1.2 责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 4.6.1.2.1 填写责任者项时一般应使用全称或通用简称，不能使用“本厅”、“本局”等含义不明、难以判断的简称。 4.6.1.2.2 联合发文时责任者过多的可适当省略，但作为责任者之一的立档单位必须填写。 4.6.1.2.3 未署责任者的归档文件，编目时应根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。 4.6.1.3 文号：文件的发文字号。 4.6.1.4 题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[] |
