上海市信息化委员会、上海市档案局关于印发《上海市公共信息系统工程（项目）档案管理办法》的通知
各有关单位： 为规范本市公共信息系统工程(项目)档案管理，完整、系统地保存公共信息系统工程(项目)档案，提高公共信息系统工程(项目)的建设质量和投资效益，并为公共信息系统的日常运行维护工作创造有利条件，根据《中华人民共和国档案法》和《上海市档案条例》，结合本市实际，我们联合制定了《上海市公共信息系统工程(项目)档案管理办法》，现印发给你们，请遵照执行。 上海市信息化委员会、上海市档案局 二○○七年二月七日 上海市公共信息系统工程(项目)档案管理办法 第一条为了规范本市公共信息系统工程(项目)档案管理，完整、系统地保存公共信息系统工程(项目)档案，确保公共信息系统工程(项目)的建设质量和投资效益，维护公共信息系统的正常运行，根据《中华人民共和国档案法》和《上海市档案条例》，制定本办法。 第二条本办法适用于本市公共财政投资建设的公共信息系统工程(项目)的档案管理。 第三条本办法所称的公共信息系统工程(项目)档案，是指以计算机、软件、网络和通信等现代信息技术为主要手段，用于公共管理和公共服务的各类业务应用系统、信息基础设施系统、信息安全保障系统，在新建、改建、扩建过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等形式的历史记录。 第四条公共信息系统工程(项目)档案工作应当遵循统一领导、分级管理，维护档案完整、准确与安全，便于社会利用和保守国家秘密的原则。 第五条市和区县档案行政管理部门与信息化主管部门依照法定职责对公共信息系统工程(项目)档案工作进行监督和指导。 第六条公共信息系统工程(项目)档案管理工作实行建设单位负责制，由建设单位的档案部门实行集中统一管理，任何部门和个人不得据为己有。 第七条建设单位和参建单位应当将公共信息系统工程(项目)档案管理纳入工程(项目)的计划、组织、招投标、设计、施工、监理、验收等各个环节，覆盖合同、质量、经费管理等各个方面，确保公共信息系统工程(项目)档案工作与公共信息系统工程(项目)建设保持同步。 第八条公共信息系统工程(项目)建设单位和参建单位，应当在项目建设过程中实行部门预立卷制度，由文件形成部门及时做好文件材料的整理归档工作。 第九条公共信息系统工程(项目)文件材料的整理归档，应当遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用，并符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T 28-2002)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)等有关标准规范以及《公共信息系统工程(项目)文件材料归档范围与档案保管期限表》(见附件1)。 第十条公共信息系统工程(项目)建设单位应当保存公共信息系统工程(项目)的全套档案材料。公共信息系统工程(项目)各参建单位应当保存与所承担任务相关的档案材料。 第十一条公共信息系统工程(项目)建设过程中形成的应归档文件材料，应当在工程(项目)完成后三个月内归档;工程(项目)实施周期长的可分阶段、按单项归档。 下列文件材料应当及时归档： (一)公共信息系统工程(项目)建设过程中采购并经开箱登记的软硬件设备的所有配套文件材料； (二)公共信息系统工程(项目)建设过程中修改、变更、补充的文件材料； (三)公共信息系统工程(项目)建设单位和参建单位内设机构变动或人员调离时留在部门或个人手中的应归档文件材料； (四)公共信息系统工程(项目)建设中断时已形成的应归档文件材料； (五)其他应当及时归档的文件材料。 第十二条公共信息系统工程(项目)归档文件材料采用的纸质材料、胶片、磁介质、光盘等各种载体及其记录方式均应当符合耐久性要求。 公共信息系统工程(项目)文件材料归档时，不同载体的同一文件材料应当保持内容的一致性。 对具有永久保存价值的公共信息系统工程(项目)文件材料，应当制作纸质文件或缩微品。 第十三条公共信息系统工程(项目)建设单位有关负责人应当对归档文件材料的完整性、准确性进行审核，并填写《公共信息系统工程(项目)文件材料归档审核表》(见附件2)。 第十四条公共信息系统工程(项目)属于建设工程项目的，竣工后由建设单位档案部门组织档案验收；其中属于市或者区县重点建设工程项目的，建设单位应当向市或者区县档案行政管理部门申请档案验收，由市或者区县档案行政管理部门组织档案验收，市或者区县信息化主管部门、该工程(项目)主管部门的档案机构以及按规定有接收该档案任务的档案馆参加档案验收。 属于建设工程项目的公共信息系统工程(项目)，未经档案验收或者档案验收不合格的，不得进行竣工验收。 第十五条公共信息系统工程(项目)建设单位应当加强对档案的跟踪管理，在系统投入运行后，继续收集升级、改版和维护过程中产生的文件材料，确保公共信息系统工程(项目)档案的完整、准确。 因采用“代建制”等原因造成公共信息系统工程(项目)建设单位与实际使用单位不一致的，建设单位应当在向实际使用单位交付系统时，移交完整的档案复本，以备运行维护的需要。 第十六条公共信息系统工程(项目)正式投入运行后在后评估工作中产生的相关资料，由建设单位作为工程(项目)档案的组成部分整理归档。 第十七条公共信息系统工程(项目)建设单位和参建单位，应当健全档案管理制度，配备必要的设施，加强公共信息系统工程(项目)档案的安全保管，并将其纳入本单位档案全宗进行管理。 第十八条公共信息系统工程(项目)因使用年限较长无法正常使用的，经市或者区县信息化主管部门确认为永久性停止使用后，方可进行档案的鉴定销毁工作。档案的鉴定销毁工作应当按照国家和本市规定的程序进行。 第十九条公共信息系统工程(项目)档案的提供利用，应当遵守国家和本市的有关规定，不得损害国家、集体或其他公民的合法权益。 第二十条有以下行为之一的，由档案行政管理部门或相关组织依法予以查处： (一)将公共信息系统工程(项目)档案据为已有，拒绝向本单位档案部门移交应当归档的文件材料的； (二)擅自转让公共信息系统工程(项目)档案或泄漏档案内容，使立档单位合法权益受到侵害的； (三)管理不善，造成公共信息系统工程(项目)档案损毁或丢失的； (四)其他违法行为。 第二十一条非公共财政投资建设的公共信息系统工程(项目)的档案管理，参照本办法执行。 第二十二条本办法自2007年3月9日起施行。 附件 1：公共信息系统工程(项目)文件材料归档范围与档案保管期限表 2：公共信息系统工程(项目)文件材料归档审核表 |
