各区县(自治县)建委，城建档案馆(室)，各建设、施工、监理单位：
　　为全面提升城建档案现代化管理水平，充分满足社会对城建档案利用的需求，更好地服务于城市建设和发展，根据建设部《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》(建办档[2004]39号)的要求，结合我市城建档案工作实际，经研究决定，今后向城建档案馆(室)报送的工程档案，对其工程准备阶段文件、竣工验收文件及竣工图，应进行数字化扫描处理形成电子档案，并刻录成光盘，同时报送纸质档案和电子档案，现就有关事项通知如下：

　　一、数字化扫描处理的内容
　　(一)工程准备阶段文件
　　1、项目建议书及批文；
　　2、项目建议书审批意见及前期工作通知书；
　　3、可行性研究报告审批意见；
　　4、用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准文件及红线图；
　　5、建设用地规划许可证及其附件；
　　6、建设用地文件；
　　7、国有土地使用证；
　　8、有关行政主管部门(建设、人防、环保、消防、交通、园林、市政等单位)批准文件或取得的有关协议；
　　9、有关部门对施工图设计文件的审批意见及备案书；
　　10、勘察、设计、监理和施工合同；
　　11、建设工程规划许可证(含附件、红线图)；
　　12、建设工程施工许可证；
　　13、其它重要文件。
　　(二)竣工验收文件
　　1、建设、勘察、设计、监理、施工等有关单位质量责任书和人员名单；
　　2、建设工程竣工验收文件(验收表1-12)；
　　3、规划部门出具的认可文件或准许使用文件；
　　4、公安消防部门出具的认可文件或准许使用文件；
　　5、环保部门出具的认可文件或准许使用文件；
　　6、建设工程档案验收意见书；
　　7、法律、规章等规定必须提供的其它文件(防雷、高切坡、航道、港监等)。
　　(三)竣工图
　　1、建筑工程
　　(1)总平面布置竣工图；
　　(2)地下管网专业竣工图；
　　(3)建筑竣工图；
　　(4)结构竣工图；
　　(5)给排水竣工图(包括消防)；
　　(6)电气竣工图(包括智能建筑电气)；
　　(7)通风空调竣工图；
　　(8)电梯安装竣工图；
　　(9)其它竣工图。
　　2、市政工程
　　(1)总平面竣工图
　　(2)综合地下管网竣工图
　　(3)各专业地下管网竣工图
　　(4)道路工程竣工图
　　(5)桥梁工程竣工图
　　(6)隧道工程竣工图
　　(7)给排水工程竣工图
　　(8)电照工程竣工图
　　(9)其它工程竣工图

　　二、扫描处理文件技术要求
　　电子文件格式：
　　(1)电子文件采用图形扫描处理，分辨率不小于300dpi。文件存储格式为黑白二值图tif(Group4)或彩色、灰度图jpg(不低于中质量压缩)。
　　(2)电子文件存储路径及命名规则。
　　电子文件命名：首字母+4位页码+5位备用码+文件扩展名；
　　封面首字母：F；
　　目录首字母：M；
　　正文首字母：N；
　　备考表首字母：Z；
　　备用码：00000
　　例如：封面第1页扫描后命名为：F000100000.jpg
　　　目录第2页扫描后命名为：M000200000.tif
　　　正文第23页扫描后命名为：N002300000.jpg
　　路径：工程名称 / 4位案卷序号 / 电子文件；
　　例如：XX小区的档案电子文件存储为：
　　XX小区/0001/ F000100000.JPG
　　　　　　　　　　 M000200000.TIF
　　　　　　　　　　 N000100000.JPG
　　　　　　　　　　 N000200000.JPG
　　　　　　　　　　 N000300000.JPG；
　　　　　　　0002/ F000100000.JPG
　　 　　　　　　　　M000200000.TIF
　　 　　　　　　　　N000100000.JPG
　　　　　　　　　　 N000200000.JPG
　　　 　　　　　　　N000300000.TIF
　　 　　　　　　　　N000400000.TIF
　　　　　　　　　　 N000500000.TIF
　　 　　　　　　　　N000600000.JPG；
　 　　　　　 0003/ F000100000.JPG
　　　　 　　　　　　M000200000.TIF
　　　　　　　　　　 N000100000.JPG
　　　　　　　　　　 N000200000.JPG
　　　　　　　　　　 N000300000.JPG；

　　三、相关要求及说明
　　(一)今后建设工程档案除具备符合规定的纸质档案外，还应有声像和电子档案，其中能源、交通、市政、公用、高层、公共建筑等重点工程，设计公共安全和申报各类优质奖项的工程，必须具备符合规定的纸质、声像和电子文件三种载体档案
　　(二)各级城建档案管理部门应加强对建设工程电子档案编制工作的宣传、指导和监督管理，并在城建档案员岗位培训和继续教育中增加有关知识学习。
　　(三)建设工程档案数字化扫描处理工作，应在工程档案分类形成保管单位卷(册)，经检查达到归档要求之后再进行。
　　(四)为了搞好城建档案的数字化工作，建设、施工单位应主动与城建档案部门联系，确保此项工作顺利开展。
　　(五)市城建档案馆和主城各区城建档案馆(室)应按照本通知要求严格执行。其他区县城建档案馆(室)可根据本通知精神，制定相应的进馆工程档案数字化实施细则，逐步实现城建档案的数字化。
　　联系电话：63624226

 

二〇〇七年六月七日