山东省青岛市卫生局、山东省青岛市档案局关于印发省卫生厅《山东省卫生档案管理实施细则》的通知

各区(市)卫生局、档案局，局直各单位，有关医疗机构：

  现将《山东省卫生档案管理实施细则》印发给你们，请各单位认真组织学习，并贯彻执行。

二〇〇九年二月十三日

山东省卫生档案管理实施细则

第一章 总则

  第一条 为加强我省卫生档案管理工作，更好地为全省卫生事业改革发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》和卫生部、国家档案局联合制定的《卫生档案管理暂行规定》，结合我省卫生档案工作实际，制定本细则。

  第二条 本省行政区域内各级卫生行政部门和各医疗、疾病预防控制、卫生监督、科研、教学、血站、妇幼保健、社区卫生服务等机构(以下简称各卫生机构)对在工作中形成的具有保存价值的各种形式和载体的文件材料的管理，应当遵守本细则。

  第三条 卫生档案管理工作实行统一领导、分级管理的原则。各级卫生行政部门、各卫生机构应加强对档案管理工作的领导、监督和指导，并纳入各卫生机构的综合目标管理考核和绩效考核范围，实行岗位责任制，明确职责分工，确保归档文件材料的完整、准确、安全，便于利用。

  第四条 各级卫生行政部门、各卫生机构应当把档案工作纳入本单位的发展规划和工作计划，保证档案机构、人员、经费、设施设备的技入，保持档案工作人员的相对稳定。应重视卫生档案队伍建设，采取有力措施提高档案人员的素质和业务能力。档案的信息化建设应与本单位的信息化建设同步发展，逐步提高档案信息化管理水平，最终实现档案管理的数字化、信息化、服务网络化。

第二章 档案工作体制和职责

  第五条 各卫生机构的卫生档案管理工作接受上级卫生行政部门和档案行政部门的监督、检查、指导。各卫生机构档案部门或档案工作人员负责本单位的档案管理工作，并进行监督、检查、指导。各级卫生行政部门档案工作接受上级卫生行政部门和同级档案行政部门的监督、指导。

  第六条 各级卫生行政部门、各卫生机构应建立健全档案管理工作制度体系。根据国家档案局、卫生部、省档案局制定的档案管理规定、办法和标准规范，结合本单位工作实际，制定档案工作管理办法，确定文书、基建、会计、科研、医疗卫生专业等档案的收集范围和保管期限，建立健全各类档案的整理规则和质量标准。

  第七条 各卫生机构档案管理部门或档案工作人员应履行下列职责：

  (一)贯彻执行中华人民共和国《档案法》及实施办法、《山东省档案条例》、《卫生档案管理暂行规定》和档案管理的规章制度、业务规范和技术标准。

  (二)制定本单位各项档案管理制度，集中统一管理本单位各种门类和载体的档案。

  (三)指导本单位各职能业务部门文件材料的收集、整理和归档工作。

  (四)负责本单位档案的整理、鉴定、编目、统计、销毁、编研、网络化服务和档案宣传工作。负责提供本单位档案利用。

  第八条 档案工作人员应做到爱岗敬业，忠于职守，勤奋工作，无私奉献，熟悉、精通档案业务知识，掌握现代化档案管理设施设备的操作技能。定期参加同级、上级卫生行政部门组织的档案业务培训、学习和考察。

  第九条 卫生档案工作人员专业技术职务任职资格评审、岗位聘任等按照现行专业技术职务评聘的有关规定执行，并与本单位同等职级的其它系列专业技术人员享受同等待遇。

  第十条 对长期接触档案库房有毒有害物质的档案工作人员，每年进行一次体检，并配发手套、口罩、毛巾、香皂等相应的洗涤防护用品。

第三章 档案的收集与管理回国

  第十一条 各卫生机构应编制科学的档案分类方案、归档范围和保管期限表，并报上级主管行政机关审批执行。

  第十二条 各卫生机构应建立完善的归档工作体系，实行文件处理部门整理(立卷)归档制度。各卫生机构应在各职能业务部门设兼职档案人员，负责本部门文件材料的收集、整理，移交工作；档案管理部门负责归档文件质量检查、验收工作。

  第十三条 各卫生机构要加强卫生专业档案的管理，将其纳入本单位档案管理工作体系。依据卫生档案管理制度、业务规范和技术标准，确定本单位卫生专业档案的归档范围和保管期限表。在知识产权档案管理中，应明确借阅范围、借阅人的权利和义务，保证知识产权人的合法利益不受侵犯。

  第十四条 各卫生机构在重大科研、重点工程项目建设、大型仪器设备管理等工作中，应实行文件材料归档制度。在 以上工作鉴定验收时，应由档案管理部门或相关部门兼职档案员对应归档的文件材料进行检查验收。凡文件材料未归档或归档不全、归档质量不符合要求的，不得进行验收和鉴定。

  第十五条 各卫生机构形成的各种载体和门类的档案，必须按规定时间向档案室移交，实行集中统一管理，不得在部门和个人手中存放或拒绝归档。

  第十六条 各卫生机构的档案管理部门，应对本单位保管的档案进行科学编目，提供多种形式的检索工具，建立健全档案信息检索和数字档案保密管理系统。做好档案统计工作，建立和完善全家卷。

  第十七条 各卫生机构应制定电子文件管理办法，明确电子文件收集、整理、归档职责和工作程序；做好纸质文件档案数字化工作，提高档案信息化水平；加快市与市、市与有关医疗卫生单位、与省卫生厅之间档案管理网络的连接，实现网络互通，信息共享。

  第十八条 各卫生机构应当建立健全档案安全保管制度，档案室必须配备保证档案安全的设施设备，如：防火防盗报警系统、温湿自动控制系统等；制定防止各种灾害的应急预案，不定期演练，一旦发生火灾、水灾等灾害，应按照应急预案要求，做好档案的应急安全保护，防止档案损毁，失去利用价值。档案库房和档案装具应当符合国家有关标准和安全保管要求。档案数据库及网络的安全工作，应当与本机构信息化网络建设同步进行，采取一致的安全保护措施，保证网络安全。

  第十九条 各卫生机构应当定期进行档案鉴定工作。对已到保管期限的档案，应组成由单位分管领导、相关职能部门和档案人员参加的鉴定组进鉴定。对确已失去保存价值的档案应编制销毁清册，按照国家有关规定进行销毁。档案销毁清册应永久保存。

  第二十条 按照《档案法》和《山东省档案条例》的有关规定，全省各级卫生行政部门应定期向同级档案馆移交档案。

第四章 档案的利用与开放

  第二十一条 各卫生机构应加强档案的利用与开放工作，建立档案利用、登记、开放制度，制定档案公开利用和保密范围。档案信息的公开应依照《山东省档案条例》的有关规定进行。

  第二十二条 各卫生机构应当利用现代化信息技术，根据本单位的实际需要，积极地、有针对性地进行档案的编研、利用服务和宣传工作，提高档案的开发利用和服务水平。

  第二十三条 各卫生机构保管的与公民、法人和其他社会组织人身权益、财产权益等直接相关的档案资料，一般应允许当事人查阅利用。在对外提供利用服务时，应严格按照本单位制定的利用制度，注意保护相关权益人个人隐私和合法权益。

  第二十四条 各卫生机构向社会组织或公民提供档案利用时，利用者必须出示有效证件或证明，同时按照本单位利用制度办理相关手续。对未开放档案的查阅利用，应当按照《中华人民共和国档案法》及其实施办法和《山东省档案条例》的有关规定执行。

  第二十五条 各卫生机构应当做好涉密档案的管理工作，具体依照国家有关保密规定执行。

第五章 附则

  第二十六条 各级卫生行政部门、各卫生机构对在档案工作中做出突出贡献的部门和个人，应当予以表彰或奖励。对于违反《档案法》有关规定，造成档案的损毁、丢失、泄密的，应依法进行处罚。

  第二十七条 由卫生行政部门委托进行卫生行政执法的部门形成的档案，其所有权归委托部门，可由产生档案的部门保管保存。

  第二十八条 本细则由山东省卫生厅负责解释。

  第二十九条 本细则自印发之日起执行。