北京市财政局关于印发《北京市政府采购项目档案管理暂行办法》的通知 京财采购[2005]1006号 市属各有关单位、各区县财政局、北京市政府采购中心及采购代理机构： 为加强北京市政府采购项目档案的管理，保证政府采购项目档案的完整和规范，根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》，我们制定了《北京市政府采购项目档案管理暂行办法》。现印发给你们，请认真遵照执行。执行中遇有问题，请及时函告北京市政府采购办公室。 北京市财政局 二00五年六月二十八日 北京市政府采购项目档案管理暂行办法 第一条 为加强政府采购项目档案的管理，有效保护和利用政府采购项目档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合北京市实际情况，制定本办法。 第二条 本办法适用北京市政府采购项目档案管理。 第三条 各级政府采购监督管理部门负责同级政府采购项目档案工作的指导、监督和检查。 第四条 政府采购项目档案是反映政府采购活动的重要记录。政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构在管理、组织实施政府采购项目活动中形成的文件材料，都应归入政府采购项目档案管理，保证档案资料的真实性、完整性。 第五条 政府采购项目档案是指政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构在政府采购活动中形成的文字、图纸、图表、声像、纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的记录。 政府采购项目档案包括的内容执行《中华人民共和国政府采购法》第四十二条的有关规定。 第六条 政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构要依法做好政府采购项目档案管理工作，加强项目档案的立卷、归档、保管和销毁的管理，确保政府采购项目档案存放有序、查阅方便，严防毁损、散失。 第七条 政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构应根据具体采购方式，参照《政府采购项目档案目录》(附件)，分别建立政府采购项目档案。 政府采购项目档案文件、资料应采用标准A4纸记录和打印。工程项目的设计图纸可根据具体情况确定。 第八条 政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构在政府采购项目合同签订、交付验收完成后，分别按归档内容要求负责收集、整理、立卷、装订、编制目录。 政府采购项目档案按照年度项目编号顺序进行组卷。卷内档案材料按照政府采购工作流程，参照《政府采购项目档案目录》的顺序排列。 第九条 政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构应指定专人负责政府采购项目档案的管理，并建立健全政府采购项目档案查阅、复制及借阅制度。 第十条 未中标供应商的投标文件作为资料由采购代理机构从采购结束之日起保存二年。 政府采购项目档案从采购结束之日起至少保存十五年。保管期满的政府采购项目档案，可按档案管理的有关规定销毁。 第十一条 政府采购项目档案管理人员变更，应按规定办理档案移交手续。 第十二条 采购人或采购代理机构因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的政府采购项目档案，应当按档案管理的有关规定移交相关部门。法律、行政法规另有规定的，从其规定。 第十三条 采购人和采购代理机构应积极配合政府采购监督管理部门及有关部门对其政府采购档案的检查。 第十四条 违反上述规定的，依据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定处理。 第十五条 本办法由北京市财政局负责解释。 第十六条 本办法自发布之日起施行。 附件2： 政府采购项目档案目录(公开招标采购方式) ┌──┬─────────────┬────────────────┐ │序号│ 政府采购档案目录 │ 存档单位 │ │ │ ├────┬───────┬───┤ │ │ │监管部门│采购代理机构* │采购人│ ├──┼─────────────┼────┼───────┼───┤ │ 1 │政府采购立项表 │ √ │ │ √ │ ├──┼─────────────┼────┼───────┼───┤ │ 2 │采购清单 │ √ │ │ √ │ ├──┼─────────────┼────┼───────┼───┤ │ 3 │采购人采购项目立项报告 │ √ │ │ √ │ ├──┼─────────────┼────┼───────┼───┤ │ 4 │项目资金来源证明文件 │ √ │ │ √ │ ├──┼─────────────┼────┼───────┼───┤ │ 5 │立项批复 │ √ │ √ │ √ │ ├──┼─────────────┼────┼───────┼───┤ │ 6 │委托代理协议 │ │ √ │ √ │ ├──┼─────────────┼────┼───────┼───┤ │ 7 │采购人技术需求资料 │ │ √ │ √ │ ├──┼─────────────┼────┼───────┼───┤ │ 8 │招标文件论证意见 │ │ √ │ √ │ ├──┼─────────────┼────┼───────┼───┤ │ 9 │采购人对招标文件的确认资 │ │ √ │ √ │ │ │料 │ │ │ │ ├──┼─────────────┼────┼───────┼───┤ │ 10 │招标文件 │ │ √ │ √ │ ├──┼─────────────┼────┼───────┼───┤ │ 11 │招标公告(附打印的网页) │ √ │ √ │ │ ├──┼─────────────┼────┼───────┼───┤ │ 12 │招标文件发售/下载记录 │ │ √ │ │ ├──┼─────────────┼────┼───────┼───┤ │ 13 │招标文件补充文件或澄清文 │ │ √ │ √ │ │ │件 │ │ │ │ ├──┼─────────────┼────┼───────┼───┤ │ 14 │供应商收到补充或澄清文件 │ │ √ │ │ │ │确认资料 │ │ │ │ ├──┼─────────────┼────┼───────┼───┤ │ 15 │评标实施细则 │ │ √ │ │ ├──┼─────────────┼────┼───────┼───┤ │ 16 │评标委员会组建资料(含备 │ │ √ │ │ │ │选专家) │ │ │ |
