上海市人民防空办公室关于印发《上海市民防工程档案管理规定》的通知

各区县民防办，各区县档案局：
　　现将《上海市民防工程档案管理规定》印发给你们，请按照执行。

二OO九年一月十九日

上海市民防工程档案管理规定

第一章　总　则

  第一条　为加强本市民防工程档案的管理，发挥民防工程档案在人防战备建设、城市建设和管理中的作用，根据《上海市档案条例》、《上海市民防工程建设和使用管理办法》等国家和本市有关规定，结合实际情况，制定本规定。
　　第二条　本规定适用于本市新建、改建、扩建的各类民防工程的档案管理工作，凡在本市范围内进行民防工程建设和管理的单位，必须遵守本规定。
　　第三条　民防工程档案系指在民防工程建设及管理活动中直接形成的对国家、社会和人民防空战备建设具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
　　第四条　市、区(县)民防办公室按照管理权限分级管理民防工程档案，建筑面积500平方米以上民防工程档案由市民防办公室负责管理，建筑面积500平方米以下(含500平方米)民防工程档案由区(县)民防办公室负责管理。市、区(县)档案局分别对市、区(县)民防办公室的民防工程档案业务工作实行监督和指导。
　　第五条　建设单位形成的民防工程档案，在满足建设单位自行保存和报送城建档案等工作需求的同时，必须按本规定及时向市或区(县)民防办公室报送一套符合规定的民防工程档案。
　　第六条　建设单位保存的档案按国家和本市有关规范、标准进行收集、整理、归档。报送市或区(县)民防办公室的民防工程档案按市民防办公室规定的报送范围进行收集、整理。民防工程档案报送范围包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等，具体范围由市民防办公室根据有关规定制定，并在民防网站上向管理相对人公布。

第二章　档案验收

  第七条　未进行民防工程档案验收或验收不合格的民防工程，建设单位不得组织民防工程的竣工验收。
　　第八条　申请民防工程档案验收应具备下列条件：
　　(一)民防工程建成并满足平时和战时使用要求；
　　(二)完成民防工程全过程文件材料的收集、整理与归档工作；
　　(三)项目建设单位(法人)已组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员，根据档案工作的相关要求进行全面自检，符合要求。
　　第九条　民防工程档案验收内容包括：
　　(一)工程文件材料的形成、收集、整理与归档情况；
　　(二)竣工图的编制情况及质量状况；
　　(三)档案的完整性、准确性及系统性情况；
　　(四)防护设施质保资料齐全完整情况；
　　(五)平战转换预案和实施计划文件等。
　　第十条　民防工程档案验收合格后，由市或区(县)民防办公室出具民防工程档案验收意见。
　　第十一条　法人和其它组织的建设工程以及市或区(县)人民政府确定的重点建设工程的项目档案验收按照《上海市档案条例》第二十条的有关规定办理。
　　第十二条　市民防建设工程质量监督机构在参加建设单位组织的竣工验收时，应当查验民防工程档案验收意见。

第三章　档案报送和接收

  第十三条　建设单位在民防工程竣工验收备案前，必须向市或区(县)民防办公室报送一套符合规定的民防工程档案。
　　第十四条　向市或区(县)民防办公室报送的民防工程档案，由建设单位系统整理，编制目录，详细核对，装订成卷，标明密级和保管期限，并按照技术责任制进行审核签字。
　　报送的民防工程竣工图应当做到图物相符，图形清晰，字迹工整，符合有关规范、标准和要求。
　　第十五条　鼓励建设单位采用现代信息技术管理归档电子文件，提高民防工程档案管理水平。电子文件形成后，可向市或区(县)民防办公室报送一份。
　　第十六条　市或区(县)民防办公室在接收民防工程档案前应按有关规范、标准对该档案进行检验，接收后应向报送单位出具民防工程档案接收证明。
　　第十七条　建设单位未取得市或区(县)民防办公室出具的民防工程档案接收证明，市民防建设工程质量监督机构不得向其出具建设工程质量监督报告。

第四章　档案保管和利用

  第十八条　民防工程档案保管期限分为永久和长期两种。凡本市指挥工程、医疗救护工程、防空专业队工程及四级以上(含四级)人员掩蔽工程和配套工程的民防工程档案为永久保存档案。其他民防工程档案为长期保存档案。
　　第十九条　市民防办公室应采用现代信息技术形成归档电子文件，并向民防工程的所在区(县)民防办公室备份。
　　第二十条　永久保存的民防工程档案在市、区(县)民防办公室保存期满后应按国家有关规定分别向市、区(县)档案馆移交，市、区(县)民防办公室留存民防工程档案复制件及归档电子文件。
　　第二十一条　各有关单位必须严格执行国家有关保密制度，加强管理，并定期对民防工程档案的密级进行鉴定和调整。
　　第二十二条　凡停建、缓建项目的民防工程档案由建设单位保管；撤销单位的民防工程档案由上级主管部门保管；若无上级主管部门的，则向市民防办公室移交。民防工程的使用权或管理权转移时，有关的民防工程档案由原单位整理后向接收单位办理移交手续，并按分级管理权限向市或区(县)民防办公室及时提供转移信息。
　　第二十三条　保管民防工程档案的单位应当确保档案的完整和安全。保管档案的库房应当有防火、防潮、防虫、防光、防尘、防盗等安全措施。对重要的档案应当复制副本，对缺损的档案应当及时修复补全。
　　第二十四条　法人、其他组织因国家或公共利益需要，利用民防工程档案的，建筑面积500平方米以上民防工程向市民防办公室申请利用，建筑面积500平方米以下(含500平方米)民防工程向区(县)民防办公室申请利用。
　　申请利用涉及国家秘密的民防工程档案，按国家有关保密规定办理。
　　第二十五条　利用民防工程档案时，任何人不得涂改、伪造、损毁、丢失档案。

第五章　附　则

  第二十六条　任何单位和个人违反民防工程档案管理规定的，按照有关法律规定给予相应行政处罚。
　　第二十七条　地铁、隧道等兼顾设防工程兼顾设防部分的档案管理工作，参照本规定执行。
　　第二十八条　本规定自2009年3月1日起施行，原《上海市民防工程技术档案管理实施办法》(沪民防(1994)第23号)同时废止。