浙江省财政厅、浙江省档案局关于印发《浙江省政府采购档案管理办法》的通知

各市、县(市、区)财政局、档案局、集中采购机构，省直各单位，各社会中介(采购)代理机构：
　　为加强政府采购档案的管理，有效保护和利用政府采购档案资源，我们制定了《浙江省政府采购档案管理办法》，现印发给你们，请认真贯彻执行。

浙江省财政厅
浙江省档案局
二○○九年一月二十一日

浙江省政府采购档案管理办法

第一章 总 则

  第一条 为加强政府采购档案的管理，有效保护和利用政府采购档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》等有关规定，结合我省实际，制定本办法。
　　第二条 本办法适用于各级采购单位及其委托的集中采购机构、具有政府采购业务代理资格的社会中介机构(以下统称代理机构)对政府采购档案的收集、归档、管理、使用和销毁等活动。
　　第三条 本办法所称政府采购档案是指在政府采购活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图纸、图表、声像、磁盘、光盘等不同载体的历史记录。
　　第四条 各采购单位和代理机构应依照本办法的规定加强档案管理，并保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。
　　第五条 政府采购档案应按照“谁组织采购，谁负责归档”的原则进行。代理机构组织采购的档案由代理机构负责归档，其中采购文件、评审报告及供应商的采购响应文件(副本)等相关资料应同时报送采购单位存档备查；分散自行组织采购的档案由采购单位负责归档。
　　第六条 各级财政部门负责政府采购档案工作的管理，各级档案行政管理部门负责对政府采购档案工作的指导、监督和检查。

第二章　政府采购档案的归档范围

  第七条　政府采购档案的归档范围包括：
　　(一)政府采购预算执行文件
　　1.政府采购预算指标核定单；
　　2.政府采购预算执行建议书(或计划申报表)；
　　3.财政预算审核机构的政府采购预算审核意见；
　　4.*政府采购预算执行确认书(或计划审批表)。
　　(二)政府采购前期准备文件
　　1.*委托代理采购协议书(或合同)；
　　2.采购方式变更申请批复；
　　3.*采购文件及采购人确认记录，包括评标办法、评标细则、评标纪律等有关文件、资料、样本、图纸；
　　4.*采购公告、资格预审公告及其变更事项(含报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等)；
　　5.*购买采购文件或资格预审文件的供应商名单；
　　6.已发出采购文件或资格预审文件的澄清或修改说明；
　　7.供应商资格审查情况报告；
　　8.*评审专家名单及抽取记录。
　　(三)政府采购开标(含谈判、询价)文件
　　1.*采购响应文件正本，包括有关文件、资料等；
　　2.在采购响应截止时间前，供应商对递交的采购响应文件进行补充、修改或撤回的记录；
　　3.*接受供应商投标(谈判、报价)的记录；
　　4.*开标一览表；
　　5.*开标(谈判、询价)过程有关记录，包括采购项目样品送达记录；
　　6.开标(谈判、询价)过程中其他需要记载的事项。
　　(四)政府采购评审文件
　　1.*评审专家签到表；
　　2.*评标委员会(谈判小组、询价小组)名单及现场监察、监督人员名单；
　　3.*评审过程的记录，包括评审专家评审记录、考察报告、偏差表(工作底稿)等；
　　4.供应商的书面澄清记录；
　　5.*评标或谈判报告，包括无效供应商名单及说明、中标(成交)候选供应商名单等;
　　6.经监察、监督人员(包括采购机构内部监督人员)签字的现场监督审查记录。
　　(五)政府采购中标(成交)文件
　　1.*采购人对采购结果的确认意见；
　　2.依法变更采购结果的记录；
　　3.*中标、成交通知书；
　　4.*采购结果公告(公示)记录(含报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等)；
　　5.公证书。
　　(六)政府采购合同文件
　　1.*政府采购合同;
　　2.政府采购合同依法补充、修改、中止或终止等相关记录。
　　(七)政府采购验收及结算文件
　　1.*项目验收报告或其他验收文件资料；
　　2.政府采购项目质量验收单或抽查报告和有关资料；
　　3.*发票复印件及附件。
　　(八)其他文件
　　1.供应商质疑材料、处理过程记录及答复；
　　2.供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定；
　　3.采购过程中的音像录音资料;
　　4.其他需要存档的资料。
　　上述带*的内容为必须归档的文件资料，其他内容如涉及，则应按要求对涉及部分内容全部或部分归档。

第三章 政府采购档案收集与管理

  第八条 各采购单位和代理机构应指定专人负责政府采购档案的管理，并建立岗位责任制度。
　　第九条 政府采购合同签订后三个月内或项目竣工验收后一个月内，由项目经办人员或责任人将该采购项目的全套文件材料进行收集整理后交档案管理人员归档。
　　第十条 政府采购档案的归档要求
　　(一)政府采购档案内容齐全完整；
　　(二)政府采购档案规格统一，文件、资料用纸规格一律采用国际标准A4纸(工程图纸可根据具体情况确定)；
　　(三)政府采购档案原则上使用原始件，不可用复印件替代；
　　(四)政府采购档案中的签名、印鉴手续齐全，首页应有“政府采购档案目录”字样；
　　(五)整理的政府采购档案应符合国家有关档案质量标准，便于保管和利用。
　　第十一条 档案管理人员应加强归档档案的管理，按照归档内容要求，负责收集、整理、立卷、装订、编制目录，并保证政府采购档案的标识清晰有效，确保政府采购档案安全保管、存放有序、查阅方便。
　　光盘、磁盘等无法装订成册的应在档案中统一编号索引，单独保存。
　　第十二条 政府采购档案按照年度顺序进行编号组卷，卷内档案材料按照政府采购工作流程排列，依次为项目预算及预算执行文件、项目采购准备文件、项目开标(谈判、询价)文件、项目评审文件、采购结果文件、项目采购合同文件、项目验收文件及其它文件资料。
　　第十三条 政府采购档案(包括电子文档)的保存期限应从采购结束之日起不少于十五年。
　　非中标(成交)供应商的采购响应文件保管期限应从采购结束之日起不少于五年。
　　采购过程中录制的录音、录像资料保管期限从采购结束之日起不少于五年。磁介质(录音、录像)必须放入防磁柜中保管。
　　采购过程中由供应商制作的项目样品，应从采购结束之日的十五个工作内由采购单位或代理机构通知相关供应商自行领取或退回。
　　第十四条 采购单位和代理机构因合并、撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的政府采购档案，应按档案管理的有关规定移交相关部门。具体按以下办法办理移交手续：
　　代理机构因故合并的，移交新成立机构；代理机构撤销、解散、破产或其他原因终止的，移交采购单位。采购单位因故合并的，移交新成立机构；因故撤销、解散、破产或其他原因终止的，移交同级财政部门，同级财政部门由于特殊原因不能办理移交手续的，移交同级档案管理部门。移交政府采购档案的单位，应当编制档案移交清册，列明应当移交的档案名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限等。

第四章 政府采购档案的使用与销毁

  第十五条 各级财政部门、采购单位和代理机构应当建立健全政府采购档案查阅、复印和出借制度，除法律另有规定外，未经档案管理人员审核并经单位负责人批准，不得擅自查阅、复印或出借政府采购档案。
　　第十六条 档案使用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换。
　　第十七条 政府采购项目档案管理人员工作变动，应按规定办理档案移交手续，并经单位负责人签字确认。
　　第十八条 保管期满的政府采购档案，应按以下程序销毁：
　　(一)档案管理人员提出档案销毁清单及销毁意见，并登记造册；
　　(二)销毁意见报单位负责人审核后，报同级财政部门审批，同时报同级档案行政管理部门备案；
　　(三)销毁政府采购档案时，应邀请同级财政部门人员参加现场监销；
　　(四)销毁政府采购档案前，档案保管单位和参加现场监销人员，应认真核对清点销毁的档案，销毁后应在销毁清册上签名。

第五章　监督检查与法律责任

  第十九条 采购单位和代理机构应当主动接受财政部门或档案行政管理部门对其政府采购档案的检查。
　　第二十条 采购单位、采购代理机构违反《中华人民共和国政府采购法》的规定隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的，由政府采购监督管理部门处以二万元以上十万元以下的罚款，对其直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
　　第二十一条 采购单位和代理机构有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门责令整改；情节严重的，对直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：
　　(一)将政府采购活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有、拒绝归档的；
　　(二)涂改、损毁档案的；
　　(三)档案管理人员、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的。

第六章　附　则

  第二十二条 本办法由浙江省财政厅负责解释。
　　第二十三条 各市、县(市、区)财政和档案管理部门可根据本办法制定具体实施办法，同时报省财政厅、省档案局备案。
　　第二十四条 本办法自印发之日起施行。