黑龙江省档案局关于加强全省科技事业单位档案工作的意见

各市地档案局，省农垦总局、森工总局、哈尔滨铁路局、省(中)直单位档案部门：
　　为加强全省科技事业单位档案工作，使档案工作更好地为科技事业发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《黑龙江省档案管理条例》的规定，现提出如下意见：
　　一、提高认识，增强做好科技事业单位档案工作的责任感
　　科技事业单位的档案是在各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。科技事业单位档案工作是科技事业单位工作的重要组成部分，是一项重要基础工作。加强科技事业单位档案管理，对于保护知识产权和著作权、维护科技事业单位合法权益等具有十分重要的意义。各级档案行政管理部门、行业主管部门、科技事业单位要高度重视科技事业单位档案工作，本着对历史负责、为现实服务、替未来着想的态度，增强做好档案工作的责任感和使命感。
　　二、采取措施，加强科技事业单位档案工作的规范化管理
　　(一)完善档案工作制度。科技事业单位要根据国家、省和行业有关规定和要求，结合本单位实际情况，建立和进一步完善档案的收集、整理、鉴定、统计、利用、销毁、归档和档案移交等工作制度，保证档案工作规范有序地开展。要把档案工作纳入单位分管领导、档案工作人员及相关人员岗位责任制，采取切实有效的措施，保证各项制度的落实。
　　(二)加强文件材料收集。文件材料收集是开展档案工作的第一环节，也是档案工作最重要的环节。要按照行业主管部门的要求，结合本单位实际，编制和进一步完善文件材料归档范围，可根据实际工作需要对文件材料归档范围做适当调整，但要保持相对稳定。根据文件材料归档范围的规定，加大收集工作力度，使应归档文件材料及时归档，并达到完整、准确，系统。任何部门或个人不得将档案资料据为己有或拒绝归档。
　　(三)搞好文件材料整理。文件材料整理要按有关规定和标准进行，总的要求是：文件材料分类科学，组卷合理，遵循文件材料形成规律，保持文件材料之间的内在联系，体现本单位工作特点。科研项目和基建项目档案要体现成套性的特点，便于保管和利用。文件材料整理后，按规定将档案移交给本单位档案部门进行集中统一管理。
　　党、政、群及业务管理性文件材料的整理可参照《归档文件整理规则》进行；科研项目文件材料的整理按照科研项目研究各阶段进行；医疗医药文件材料的整理应按照卫生部《医疗卫生档案管理暂行办法》和《医药卫生档案管理暂行办法》进行；设计、工艺、产品、设备仪器文件材料的整理应按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-89)进行；基建工程文件材料的整理应按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/28-2002)进行；会计档案的整理应按照《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)进行；干部职工档案的整理应按照《干部档案工作条例》和《企业职工档案管理工作规定》进行；声像档案的整理应按照《磁性载体档案管理与保护规范》(DA / 15 - 1995)进行；照片档案整理应按照《照片档案管理规范》(GBT11821-2002)进行；缩微胶片(平片<含窗孔卡>、卷片)的质量应符合缩微技术标准；电子文件的整理应按照《电子公文归档管理暂行办法》进行。
　　(四)加强档案信息化建设。科技事业单位应按行业主管部门要求，结合本单位实际，把档案信息化建设作为单位信息化建设的重要组成部分，进行统筹规划，使档案信息化建设与单位信息化建设同步协调发展。档案信息化建设要以档案管理现代化为基础，以档案信息数字化、档案利用网络化为目标，实现档案信息系统与单位信息系统有效衔接，便于档案信息资源开发利用。一是做好电子文件的归档。信息系统生成的文本、图形、图像等电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体电子文件及数据、数据库的归档范围可根据需要确定。二是应根据本单位档案保管和利用的实际需要，逐步对非电子档案实施数字化。扫描后的图像文件应与纸质或照片档案档号对应。数字化生成的电子文件应与声像档案档号对应。具有永久和长期保存价值的文本或图形形式的电子公文，为保证其真实性、完整性和有效性，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质公文或缩微品。纸质档案数字化后，不得销毁。三是建立网络服务系统。档案部门要为各项工作提供便利快捷的档案信息网上查询服务。
　　(五)提高档案利用服务水平。科技事业单位档案管理部门要把最大限度地整合和开发利用档案信息资源，为单位各项工作服务，为领导决策服务作为一个永恒的主题，不断强化服务意识，加大服务工作力度，提高服务水平。档案信息开发利用要重点做好四项工作。一是建立和健全档案检索工具，提高档案信息查准率和查全率，满足传统(纸质)档案提供利用需要。二是建好文件和案卷级的档案目录数据库，为网上查询提供方便快捷的服务。三是根据本单位实际需要，立足馆(室)藏，创新档案编研方式方法，积极开展编研工作，通过编研进行档案信息资源整合和深度开发利用。档案信息开发利用，要按照有关规定，采取措施，既保证提供利用又要防止泄密。四是对档案利用效果跟踪问效，通过利用效果反馈，研究和分析档案的利用规律，不断改进和创新服务方式方法，推动档案工作的深入开展。
　　(六)档案资料销毁。对超过保管期限的档案资料必须进行鉴定，对已失去保存价值的档案资料，必须登记造册，经单位领导牵头的档案鉴定小组鉴定同意后，进行销毁，并按有关规定办理销毁手续。
　　三、努力探索，建立科技事业单位档案管理的有效机制
　　(一)建立依法管理机制。按照《中华人民共和国档案法》和《黑龙江省档案管理条例》的有关规定，科技事业单位要把档案工作所需经费纳入本单位年度财务预算，为档案工作提供必要的设施设备，确保档案工作顺利开展。要逐步实现档案管理现代化、信息化。要采取切实有效的措施，确保档案工作各项制度落实，逐步建立起依法管理档案工作的有效机制。
　　(二)建立过程监督管理机制。要使应归档的文件材料达到完整、准确、系统，要从文件形成的源头抓起，实行过程管理。负责文书工作的部门和档案管理部门要及时沟通配合，对往来文件材料及时登记整理，并按档案管理有关规定，向档案管理部门移交。
　　科研项目和基建项目档案管理要做到“三同步”，即部署科研项目、落实基建项目要与建立和开展档案工作同步进行；检查科研项目、基建项目完成情况要与检查档案工作开展情况同步进行；科研成果鉴定、基建项目验收要与科研项目档案、基建项目档案验收同步进行，确保科研项目、基建项目应归档的文件材料及时归档，并达到完整、准确、系统。
　　档案部门或档案工作人员要参加本单位产品鉴定、科研课题审定及成果鉴定、基建项目验收、设备开箱验收等环节的工作，以便于文件材料收集归档。
　　(三)建立激励机制。科技事业单位开展工作检查、考核、评比等活动，要把档案工作纳入评比范围，作为评比内容。对档案工作做出突出贡献的领导和档案工作人员及相关人员，按照《黑龙江省档案管理条例》的有关规定，给予表彰奖励。
　　四、加强领导，保证科技事业单位档案工作的顺利开展
　　(一)科技事业单位主管部门要按照档案工作的有关规定和标准，对所属单位的档案工作进行年度检查指导，力争使行业的档案管理水平，在近一两年内上一个新台阶。要积极组织本行业档案工作人员参加档案专业知识培训，提高档案工作人员的专业水平。要积极配合档案行政管理部门，依法对本行业科技事业单位档案工作进行检查，推动档案工作规范有序地开展。
　　(二)各科技事业单位要明确一名领导分管档案工作，并帮助档案部门研究解决工作中的实际问题。要把档案工作作为本单位一项重要工作，纳入规划，纳入年度工作计划，纳入年度财务预算。部署年度工作任务同时部署档案工作任务；检查年度工作同时检查档案工作开展情况；总结年度工作同时总结档案工作为各项工作服务发挥的作用。要配备适应档案工作需要的工作人员，并保持相对稳定。要提供适应保管档案需要的库房，对各类档案实行集中统一管理。要增强档案的安全防护意识，采取切实有效的措施，确保档案的安全。
　　(三)各级档案行政管理部门要按照《中华人民共和国档案法》和《黑龙江省档案管理条例》的有关规定，依法加强对科技事业单位档案工作的监管，开展经常性的档案行政执法检查，力求解决问题。要深入实际开展调查研究，认真研究探索科技事业单位档案工作的发展规律，以便加强管理和指导。要善于发现典型，培养典型，推广典型经验，推动科技事业单位档案工作健康有序地开展。

二○○九年二月二日