黑龙江省档案局关于做好省（中）直机关2009年归档文件整理工作的通知

省(中)直各单位、省农垦总局、森工总局、哈尔滨铁路局、在哈大专院校档案部门：

  按照《黑龙江省档案管理条例》、《黑龙江省档案局关于实施〈归档文件整理规则〉的通知》、《黑龙江省档案局关于加强电子文件归档与管理的几点意见》等有关文件要求，现将2009年省(中)直机关归档文件整理工作有关事宜通知如下：

  一、加强本单位归档文件材料的收集工作。

  省(中)直各机关单位档案部门要做好文件材料的收集工作，尤其要加强大事记、统计报表、党团员名册、财务预决算、会议材料等“帐外”文件材料及行政执法、行政审批、产权关系、个人权利等专门档案和照片、录音录像、光盘等特殊载体材料及党政机关在对外交流和业务活动中获赠的珍贵礼品和纪念品的收集力度，确保归档文件材料齐全完整。

  二、加强电子公文的归档和管理。

  按照国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》和《黑龙江省档案局关于加强电子文件归档与管理的几点意见》的要求，2008年形成的电子公文应在办理完毕后向机关档案部门移交归档，归档的电子文件一式三套，一套在本机关内部提供利用，一套异地备份，一套移交省档案馆。省(中)直各机关单位档案部门要提高认识，加强领导，确保在公务活动中形成的具有保存价值的电子公文按照规范要求归档保存，并确保电子公文的真实性、完整性和有效性。2008年形成的电子公文，请于2009年6月末之前移交省档案馆保管一处。联系人：舒晓丹、季健，电话：53644657。

  三、恢复整理“双套卷”。

  根据国家档案局局长杨冬权在全国档案工作会议上关于确保档案安全的要求，我局决定从2009年开始，恢复原来整理“双套卷”的做法。即省(中)直机关在整理归档文件时要形成三套卷，其中一套按《归档文件整理规则》整理归档，另两套根据本机关的实际情况，按文号或责任者方法排列装订成卷或装盒，即“双套”，又叫“二、三套”。“双套”文件不划保管期限，单独排列、单独保管，可单独编号、单独编检索工具。一套移交省档案馆，一套异地备份。

  四、加强机关档案室档案信息化建设。

  省(中)直各机关单位档案部门要按照《黑龙江省档案局关于加强全省机关、企事业单位档案信息化建设的意见》(黑档发[2006]44号)要求，进一步加强档案信息化建设，建立室藏档案目录数据库、全文数据库及多媒体数据库。

  五、继续做好已公开现行文件报送工作。

  按照《黑龙江省政府信息公开的规定》、《黑龙江省档案局关于认真贯彻执行〈黑龙江省政府信息公开的规定〉的通知》和《黑龙江省档案局关于向省档案馆报送已公开现行文件有关问题的通知》要求，列入报送范围的省(中)直机关及直属单位，2009年制发的符合政府信息公开范围和已公开现行文件报送范围的文件应在文件制发10日内报送省档案馆现行文件查阅中心，一式两份。

  六、加强对直属单位归档文件整理工作的指导。

  省(中)直各机关单位档案室要在做好本机关归档文件整理工作的同时，加强对直属单位归档文件整理工作的监督和指导，保证直属单位归档文件整理工作与本机关归档文件整理工作同步完成。

  七、做好自检自查工作。

  请各被检单位认真对照《2009年省(中)直机关档案工作执法检查标准》，对本单位、本系统及直属单位一年来档案工作情况进行自检自查，形成书面汇报材料。检查组在执法检查中，将对档案保管存在重大安全隐患的单位实行一票否决，直接列入不合格单位；没有实现档案集中统一管理的单位不能列为优秀单位。

二〇〇九年二月二十日

  附件：

2009年省(中)直机关档案工作执法检查标准(满分100分)

  考核项目 考 核 内 容

  考核要求和标准

  得分情况

  一、档案机构及管理制度

  (20分)

  1、集中统一管理本单位形成的全部档案(6分)

  集中统一管理本单位的文书档案、科技档案、专业档案、会计档案、声像档案等全部档案的得6分，没有集中统一管理的不得分。

  2、按时完成到期档案的移交进馆工作(2分)

  按照《黑龙江省档案管理条例》规定，列入省档案馆接收范围的档案，自形成之日起满10年的向省档案馆移交。按时完成移交的得2分，没有移交的不得分。

  3、建立健全档案工作各项管理制度(2分)

  建立和健全档案归档制度、档案保管制度、档案鉴定制度、档案销毁制度、档案安全防护制度、档案移交进馆等档案工作制度2分。缺一种制度扣 0.25分。

  4、认真做好本单位《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的修订、上报审批和贯彻落实工作(10分)

  深入贯彻执行《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》，根据本单位的具体职能制订符合本单位实际的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》得5分，并按照要求及时上报审批、备案、按要求及时修改并贯彻落实得5分，没有制定的不得分。

  二、年度归档工作(22分)

  1、加强各种门类、各种载体归档文件材料的收集和归档工作(5分)

  各单位要做好文书、科技、专业、会计、声像等门类和载体文件材料的收集工作，尤其要加强对大事记、统计报表、党团员名册、财务预算、行政执法、涉及公民权益等文件材料、机关房屋产权、土地征用、合同协议、资产管理登记等凭证性等文件材料以及重大事件、大型会议形成的照片、录音录像和光盘等特殊载体档案及党政机关在对外交流和公务活动中获赠珍贵礼品和纪念品的收集工作。各类档案收集齐全得满分，缺一项扣0.5分。　　　　　　　　　　

  2、完成当年归档文件整理工作

  (10分)

  全部完成本年度归档范围内应归档文件整理工作并按规范格式编制归档文件目录的得10分，完成50%的得5分，没有开展此项工作的不得分

  3、电子文件的归档与移交

  (1分)

  档案部门要全程介入电子文件的管理与监控，按照《电子文件归档与管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》、《黑龙江省档案局关于加强电子公文归档与管理的几点意见》(黑档发[2003]60号)文件要求做好电子文件的归档、移交和异地备份工作交(包括向省档案馆的移交)的得1分，其它不得分

  2009年省(中)直机关档案工作执法检查标准(满分100分)

  考核项目 考核内容

  考核要求和标准

  得分情况

  4、编写归档文件整理说明

  (2分)

  参照《机关文书立卷归档操作规范》中的立卷说明编写归档文件整理说明，归档文件整理说明内容齐全、编写规范的得2分，内容不全、不规范的得1分，未编写的不得分

  5、室藏档案按全宗进行管理，并建立和完善全宗卷(2分)

  按照国家档案行业规范DA/T12-94《全宗卷规范》要求建立了全宗卷的得1分;按照收集、整理、鉴定、保管统计、利用、新技术应用等7个方面整理组卷，并符合要求的得1分；没有建立全宗卷的扣2分，整理不规范的酌情扣分。

  6、归档文件质量符合要求

  (2分)

  归档文件齐全、期限划分准确、分类整理规范的得2分，归档文件不规范的酌情扣分。恢复整理“双套卷”的要求。从2009年开始，恢复整理“双套卷”。整理归档文件3份，1份按《归档文件整理规则》整理归档，另两份根据本机关的实际情况，按文号或责任者方法排列装订成卷或装盒。

  三、档案保管与安全防护工作

  (25分)

  1、库房、阅览室、办公室实现

  三分开(15分)

  有独立的库房、阅览室、办公室的得15分，实现二分开的得10分，库房、阅览室、办公室没有实现分开的得5分。

  2、档案库房符合档案保管防护要求，库房面积满足档案工作需要，符合档案保管防护要求，防护设施齐全(5分)

  库房面积满足工作需要，符合档案保管防护的“十防”要求(防火、防盗、防潮、防高温、防水、防鼠、防虫、防光、防尘、防有害气体)，整洁且防护设施齐全的得5分，库房面积不能满足工作需要的扣2分，防护设施每缺一项扣0.5分，堆放与档案无关的物品的扣3分。档案安全存在重大安全隐患的不得分，同时，列入年度执法检查不合格单位。

  3、档案装具符合安全防护要求(5分)

  档案装具充足，整齐划一，符合安全防护要求，满足档案工作需求的得5分，装具不足扣2分，不符合要求的不得分

  2009年省(中)直机关档案工作执法检查标准(满分100分)

  考核项目 考核内容

  考核要求和标准

  得分情况

  四、档案管理现代化、信息化(22分)

  1、配备了适应档案工作需要的

  现代化设备(3分)

  配备了满足工作需要的专用计算机及扫描仪、刻录机、打印机、复印机等现代化设备的得3分。配备专用计算机得1分，其他每种设备0.5分。

  2、使用相应的档案管理软件(2分)

  有相应的档案管理软件的得2分，没有不得分

  3、开展档案录入工作(2分)

  2008年档案全部建立机读目录的得2分，完成50%以上的得1分，不足50%的不得分

  4、开展档案数据库建设(15分)

  按照《黑龙江省档案局关于加强全省机关、企事业单位档案信息化建设的意见》(黑档发[2006]44号)文件要求，加强档案信息化建设，全部完成1998年-2008年以来的室藏档案全文数据库得10分，目录数据库得3分，多媒体数据库2分。

  五、档案业务指导工作(5分)

  1、组织所属单位和本系统档案

  工作人员参加业务培训(2分)

  提供上年度本系统和所属单位组织开展各种形式的档案学习和业务培训的有关材料的得2分，没有参考依据不得分

  2、加强对所属单位和本系统档案管理及信息化工作的指导、监督和检查(3分)

  提供上年度对本系统和直属单位开展档案管理监督、检查和指导的依据。提供依据的得1分，没有依据的不得分。加强对所属单位和本系统档案信息化工作的监管，保证与本机关档案数字化工作同步发展，并能提供依据的得2分，否则不得分。　　

  2009年省(中)直机关档案工作执法检查标准(满分100分)

  考核项目 考核内容

  考核要求和标准

  得分情况

  六、档案利用与现行文件报送工作

  (6分)

  1、建立和健全档案利用制度(2分)

  制定档案利用制度1分，建立并按要求认真填写《档案借阅登记簿》、《档案利用效果登记表》1分。

  2、积极主动开展档案利用工作(1分)

  结合本单位的工作实际情况开展档案编研工作。编制2008年会议简介、文件汇编、基础数字汇编等编研材料。有任何一种编研材料得1分，没有编研材料不得分。

  3、按要求完成本单位已公开现行文件报送工作(2分)

  按照《中华人民共和国政府信息公开条例》、《黑龙江省政府信息公开规定》、《黑龙江省档案局关于认真执行〈黑龙江省政府信息公开规定〉的通知》和《黑龙江省档案局关于向省档案馆报送已公开现行文件有关问题的通知》要求，列入报送范围的省(中)直机关和直属单位能按时按要求完成已公开现行文件报送工作的得2分，没有报送的不得分。

  4、加强对直属单位已公开现行

  文件报送工作的监督指导(1分)

  对列入报送范围的直属单位进行监督，按完成已公开文件报送单位比例得分。报送情况以省现行文件中心提供名单为准。