民政部办公厅关于印发《民政部科学技术研究档案管理暂行办法》的通知

民办发〔2012〕10号

全国老龄办、各直属单位：

  为了加强民政部科学技术研究档案管理工作，有效保护和利用民政科技信息资源，提高民政科技管理规范化水平，推动民政科技工作发展，根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》和《民政部国家科技项目管理暂行办法》等有关规定，制定了《民政部科学技术研究档案管理暂行办法》。现印发给你们，请遵照执行。

二○一二年二月十六日

民政部科学技术研究档案管理暂行办法

第一章 总 则

  第一条 为加强民政部科学技术研究档案（以下简称科研档案）管理工作，有效保护和利用民政科技信息资源，提高民政科技管理规范化水平，推动民政科技工作发展，根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》和《民政部国家科技项目管理暂行办法》等有关规定，制定本办法。

  第二条 本办法所称的科研档案是指民政部直属科研事业单位（以下简称科研单位）在科研课题（或者项目，下同）研究准备、研究实验、鉴定验收、奖励申报、推广应用等过程中形成的、具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。

  本办法所称的科研课题包括国家科技计划立项课题、部本级立项课题、科研单位自行研究课题，以及与相关部门、单位合作研发课题。

  第三条 科研档案是科学技术研究活动的真实记录，是重要的民政科技信息资源，坚持集中统一管理的原则。任何机构和个人不得将科研档案据为己有或者拒绝归档。

  第四条 科研档案工作是科研活动的重要内容,应当纳入课题承担单位科研计划与规划、科研规章制度、人员（包括科研、科研管理、兼职科研档案管理等人员）职责范围。下达科研任务应当与提出科研文件材料归档要求同步，检查科研计划进度与检查科研文件材料积累形成情况同步，评审、鉴定、验收科研成果与审查、鉴定、验收科研档案材料同步，上报登记、评审奖励科技成果与出具专题归档情况证明材料同步。

  第五条 科研档案工作是科研管理的重要组成部分，部人事司负责科研档案的宏观管理，部档案资料馆负责科研档案的业务指导，科研单位负责有关科研档案具体归档与管理。

第二章 科研文件材料的形成和归档

  第六条 各科研单位负责建立健全本单位科研文件材料的形成、积累、整理和归档制度，确保每项科研活动文件材料的完整、准确、系统。

  第七条 科研课题承担单位按照科研工作程序收集科研文件材料，包括下列内容：

  （一）科研准备阶段：科研立项建议，专家论证意见，课题审批文件、任务书、委托书，开题报告，调研报告，方案论证和协议书、合同等文件。

  （二）研究实验阶段：各种载体的重要原始记录，实验报告、计算材料、专利申请等有关文件材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件等。

  （三）鉴定验收阶段：工作总结、科研报告、论文、专著，参与鉴定人员名单，技术鉴定材料，科研投资情况，决算材料等。

  （四）奖励（成果）申报阶段：奖励（成果）申报材料以及审批材料,推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。

  （五）推广应用阶段：推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定材料、转让合同、用户反馈意见等。

  各科研单位应当从实际出发，根据不同学科、不同类型科研工作特点，制定本单位科研文件材料的具体归档范围。获得负成果或者因故中断的科研课题的文件亦应归档。

  第八条 科研文件材料应当按照以下要求形成：

  （一）所有科研参与人员按照科研管理要求，及时编写有关文件，严格履行审批手续并签章，保证文件形成时的齐全、完整、准确。

  （二）归档范围内的文件材料的载体和记录材料应当符合耐久性要求。不能使用热敏纸；不能使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写文件；计算机输出文件必须使用优质色带或者激光打印；电子文件载体（磁盘或者光盘）使用优质产品。

  （三）归档范围内的纸质文件材料应当统一使用A4标准纸（图纸除外）。

  （四）底图以张为单位单独存放。

  （五）对在装订线以外有字迹的文件材料或者破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的小字条等，应当进行加边、修补和裱糊；拆除长期和永久性文件材料上的金属物。

  （六）图纸按照A4规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

  （七）文中密不可分的插图、照片应当贴入文字材料内；附图册、表册、照片应当附在文字材料之后，共同组成保管单位。

  （八）磁盘、光盘、录像带、录音带等应当写清说明词，包括时间、地点、人物、事件等。

  第九条 科研项目课题组是科研档案的主要来源，具体承担科研文件材料的形成、积累、整理和归档。

  （一）课题组负责人负责本课题科研档案工作，从课题立项起，确定一名临时兼职档案员，具体负责收集、整理与保管科研过程中形成的全部文件材料。

  （二）课题组成员在科研工作中按照归档要求，形成、积累和整理各种载体和形式的文件材料，并及时向本课题组兼职档案员移交。

  （三）课题组接受本单位和部科技管理部门对科研文件材料形成质量和积累情况的监督检查。在课题结题之前，兼职档案员应当将已积累的全部材料送交本单位科研档案管理人员审查合格后，方可申请课题验收或者成果鉴定。

  第十条 对已完成研究的课题，在申请成果验收、科技奖励、产品鉴定或者交付前，按照科研项目级别与类别，由部科技管理部门和档案部门或者本单位的科技管理机构和档案机构组织人员对科研档案材料进行审查。没有完整、准确、系统的科研文件材料的项目，不予通过。

  第十一条 科研文件材料在项目结题或者产品交付后三个月内由兼职档案员按照归档范围整理、立卷后全部移交本单位的档案机构；研究周期长的课题，可以分阶段归档。归档的科研文件材料应当是原件（定稿），根据需要可以复制若干份。

  若干单位协作的科研课题按照《科学技术档案工作条例》第二十二条规定或者协议条款立卷归档。若确系涉及协作单位或者该单位科技人员的合法权益，应当在协议书或者委托书中明确科研文件材料的归档和归属。

  第十二条 科研文件材料按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008)整理。

  第十三条 科研档案向档案机构移交时，应当编制移交清单一式两份，双方签字后各执一份存查。

第三章 科研档案的管理

  第十四条 科研档案应当统一进行分类编号、编目、排架、保管、统计、鉴定、销毁和提供利用。

  第十五条 科研档案应当有专用房间保管。带密级的科研档案按照有关保密规定进行保管。存放档案的房间，应当配备防盗、防火、防腐、防光、防有害生物和防污染等安全设施。对破损的档案，必须及时修复。

  第十六条 科研单位应当按照有关规定对科研档案划分保管期限和密级，并定期组织专家和有关人员对科研档案进行鉴定。对保管期限变动、密级调整和需要销毁的档案提出建议，报主管领导批准后实施。

  第十七条 科研单位应当建立保密、利用、统计、更改等各项管理制度。单位撤销、合并和科研人员调动时，必须办理档案和科研文件材料的交接手续。

  第十八条 部人事司和档案资料馆适时对科研档案工作进行检查。检查的内容包括：

  （一）科研档案组织领导、存放的库房、设备和工作经费等落实（保障）情况；

  （二）科研档案建档、归档与保管情况；

  （三）科研档案管理制度建立和执行情况；

  （四）科研档案开发利用情况。

  第十九条 对科研档案工作开展较好的单位，应当给予表扬或者奖励；对科研档案质量未达到要求的，责令限期改进；因档案管理混乱而影响科研进程、造成严重损失的，依照有关规定追究单位与责任人相应责任。

  第二十条 对科研档案管理中做出显著成绩的人员，应当依照有关规定给予表彰和奖励。对科研档案管理失职，违反规定，造成泄密或者工作损失者，视其情节轻重，给予惩处。

第四章 科研档案的开发利用

  第二十一条 各科研单位应当充分开发、利用科研档案资源，面向直属机关、面向民政系统、面向社会提供档案服务，为科技进步、经济社会发展做出应有贡献。

  第二十二条 科研单位档案机构应当加强科研档案的信息加工工作。编制必要的检索工具，编撰简介、文摘、汇编、手册、史料等。应当改进服务方式，搞好咨询服务工作。

  第二十三条 对于重大项目、涉密、涉及知识产权的科研档案，不得随意借阅、复制。借阅档案一般应当经课题负责人同意。部外单位借阅档案须经部科技管理部门同意。

第五章 附 则

  第二十四条 本办法由部人事司、档案资料馆负责解释。

  第二十五条 部标准化工作档案管理、非科研单位的科研档案管理参照本办法执行。

  第二十六条 本办法自公布之日起实施。